企业网盘应用实例:上海当代艺术博物馆的效率进化论

不同企业、行业内部有自己独特的办公环境和对岗位要求,但对于工作效率和企业利润的高追求都是相同的。坚果云企业网盘因其简单易用的特性,为各行各业超过万家企业稳定提供着文件同步、备份和共享服务,让文件管理为团队创造更大价值。

上海当代艺术博物馆位于上海市黄浦区黄浦江畔,前身为2010年上海世博会城市未来馆,拥有12个展厅,也是目前上海双年展主场馆。

上海双年展创立于1996年,是中国大陆第一个国际当代艺术双年展。20年来,它高度秉持学术性和创新性的宗旨,以开放的观察视野,关注全球化语境中的文化流变和创新方向,是国际间重要的艺术交流与展示平台。

以“何不再问”为主题的第11届上海双年展于上海当代艺术博物馆展出,共有来自40个国家的92位/组艺术家参展,而忙碌的策展季和大量的准备工作,也是上海当代艺术博物馆PSA媒体团队了解并开始使用坚果云企业网盘的契机。

策展人的一天
PSA媒体团队负责上海当代艺术博物馆包括前后期的策展准备、媒体联系等工作,他们的工作职责是保障每一场展览演出都能顺利推进。

小L是上海当代艺术博物馆PSA媒体团队中的一员,从9月开始准备双年展以来,每天都很忙碌:
10am-12am:邮件处理、回复合作商
1pm-2pm:团队内部会议
2pm-7pm:媒体报道收集分析,稿件攥写、展览资料分享
……
小L所在的团队需要频繁的和各个媒体平台、公关团队打交道,将展览演出的宣传视频、图片和文字资料分享给各家媒体成了每天必须完成的工作。

“作为一家大型博物馆,我们每年有约十二个展览,每个展览都有大量的图文媒体资料需要分享给媒体。最早我们使用单个邮件分别发送,费时费力;后来也分别用过国内其他网盘,但是都因为不稳定、倒闭、易被锁定等各种原因放弃了。”

高频度的文件交换,迫使团队必须找到一种方法来解决低效分享的问题。经同行推荐,他们找到了坚果云企业网盘。

编辑部的烦恼
“我觉得这是同行都遇到的问题:新闻资料在最终确认之前,总会精雕细琢进行不断修改,各个同事有可能会对同一个文件进行修改,那么最终所有修改的更新与合并就很重要。”

对于经常和word打交道的人士来说,word的文档版本管理着实是个令人头疼的问题。

有些人使用Track Change 功能或Comment 功能的组合达到快速识别文本变更的目的,但大多数人还是选择每次保存成一个新的版本号。当文档版本较多时,不同版本间的反复比较确认反而拖垮了编辑文案部门的效率。

上海当代艺术博物馆的PSA媒体团队在内部沟通协作时有效利用了坚果云企业网盘的文档同步功能:

保留文档最新版本
PSA团队建立了一个名为“媒体稿件”的共享文件夹,编辑同事们在其中进行实时编辑,因坚果云企业网盘能自动同步文档,所以每次更改后都只保留最新的文档版本,其他同事再修改时就能避免版本出错;

历史版本对比
发给这家媒体,用前一个版本好?还是后一个版本好?两个版本改动了哪些地方?坚果云企业网盘的历史版本高亮对比功能帮助团队快速做出决策,挑选出最适合特定媒体平台的内容进行发布;

对内、对外文件共享
“我们现在不管是给内部同事还是给外部媒体分享资料,都用坚果云企业网盘链接,而不是拖着附件小尾巴的邮件。PSA媒体部内部也是每人一个坚果云企业网盘账号,用来上传、共享、协同修改资料,让工作不再限于一个地点、一台电脑,随时随地都可以操作更新。”

选择坚果云企业网盘的理由
作为中国内地第一座公立的当代艺术博物馆,他们选择坚果云企业网盘的理由是?
“一个是朋友推荐,二个是我们在试用的时候发现坚果云企业网盘逻辑清楚、需求细分的很明确,感觉是个很智能、使用体验不错的网盘,而且听说盈利模式合理所以不太会倒闭哈哈哈哈:)”

我们欣赏到的优质展览演出的幕后,是PSA媒体团队科学的文件管理、细致的团队分工以及高效的媒体协作的共同作用。

何为艺术?艺术是透过现象看本质,意图去呈现一个超越当下领域的具有发散性的世界。
而坚果云企业网盘通过解决暴露在企业文件管理中的细碎问题,让艺术策展、媒体营销行业的从业者有机会把更多精力投入到新鲜事物的再创造当中,回归效率的本质。
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