我们一定有过这样的经历，某个时刻需要某份文件时，却死活找不到。有人可能会说，可以用搜索神器Everything（Win）/Spotlight(Mac)进行全局搜索。那如果连文件名中所含关键词也记不清了呢？

因此，建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的

• 如果你只有个位数的文件，那桌面就是一个很好的存放地点；
• 如果你有两位数的文件，建立单层级的文件夹就是不错的选择；
• 如果你有大量项目文件需要管理，那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。

 

文件命名归档

文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位：

• 辨识 通过文件名称可知文件的基本信息
• 区分 区分此件与彼件
• 管理 保证文件项目分类固定，易统计、无遗漏
• 定位 可轻易定位到文件保存的位置

如何科学命名文件？

常用的文件命名方法为：

文件夹名= 序列编号-文件夹名

如：01-常用软件、02-系统软件

文件名=序列编号-文件名

如：01-演讲比赛、02-培训课件

 

但如律师、文案工作者等日常生活中会接触到大量文档的人群来说，单层级的文件命名已不适用。

多层级的文件命名方法为：

时间-所属项目名称-文件名称关键词-相关人员

如：201604-民事裁定书-XX地产股权转让侵权纠纷-张三李四

 

完成文件命名后，根据自己的分类习惯归档进相应文件夹：

文件夹的查找

通过文件夹进行管理时，文件都根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、易于查找。

如何归类文件夹，更便于日常查找呢？

• Mac电脑

用Finder中自带的标签颜色来区分文件夹，例如：红色（工作文件）、绿色（私人文件夹）

• Windows电脑

按照C:D:E:F四个盘符标准规划不同的文件存储路径：

重要的本地文件夹可以通过坚果云右键同步到云端，方便在所有移动设备上全文搜索、编辑、共享：

桌面文件整顿

大部分人收到文件后的第一习惯是保存到桌面，为了快速找到有价值的文件，桌面文件需要定期清理：

有用文件：进行整顿

无用文件：立即删除

 

如何整理个人电脑桌面，让文件更有序？

• Mac电脑

如果你需要一款工具能帮助你根据文件的类型、添加的时间来进行一些自动化的操作。 推荐使用Hazel来完成。Hazel 依附在 OS X 的系统设置面板中，所有规则的建立都需要在这里完成。

如果大家尝试在邮箱中设置收件规则，那么你对 Hazel 的操作很快就能上手。简单来说就是 Hazel 监控整个 Mac 硬盘，根据不同的规则匹配来自动化完成操作「If xxx then yyy」，比如说你可以设置若一个文件的后缀格式为xxx.pdf，则自动归类到桌面名为“PDF”的文件夹：

Hazel 在规则设置上非常强大的，你完全可以按照自己的需求进行定制。在配置好相应的规则后系统能自动将桌面上的文件管理得紧紧有条，我们只需要定期对文件夹里文档做整理就行了：

• Windows电脑

清理桌面快捷方式

常用的应用可以固定到任务栏后删除桌面快捷方式，节省桌面空间：

固定下载文件位置

1）下载软件

软件下载位置固定，卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻底删除。

2）下载资料

下载的各种资料存放在临时文件夹，下载后及时查阅，有用的资料归档到相应文件夹，没用的果断删除。

 

邮件附件整理

大多数人的工作离不开邮件，邮件账户中夹杂着各类附件文档，需要对其进行有效性判断后整理归档：

但通过邮件附件的方式传输文件有以下缺点：

1）受限于上传下载速度；

2）受限于附件大小；

3）多次来回传输造成版本不统一

 

如何解决邮件附件整理困难的问题？

使用坚果云，将文件以链接or邮件的形式直接分享，一个文件所有版本对应一个链接，杜绝文件版本错乱：

 

以上是来自坚果云的文件整理经验分享，如果你有更多好的相关经验，欢迎关注坚果云微信公众号投稿给我们：