行业案例 | 秋叶PPT团队背后的故事

果云深入每个行业,研究行业内对于企业文件管理、企业效率提升的真正诉求,帮助实现文件同步、文件共享、协同办公、移动办公等需求。目标是为团队和企业提供更便捷、更安全、更专业的企业网盘服务。

今天的案例主人公是:幻方秋叶PPT

秋叶PPT团队

Office在线教育领导品牌,网易云课堂在线课程销量冠军。

致力打造Office和职场系列在线课程,通过提供软件技巧、职场技能等干货知识,帮助更多的大学生顺利适应职场、让更多职场人提升职场技能,从而高效率高质量地完成工作。

乍一看是个很高大上的团队

然而

只要一到促销季,我们团队一直处于非正常状态的忙碌中,连续每天工作时间超12个小时,机械、重复、繁重,和高大上没有一毛钱关系。

他们团队日常工作状态到底是怎样的呢?

8:00 AM

空荡的办公间

噼啪的键盘声小

伙伴们开始了一天的工作

秋叶团队的办公空间是一个开放的创业孵化器。

有促销活动时,日常主要工作是给购买课程的学员发放赠书。经常遇到需要多人协作完成一份工作的场景。

比如领取赠书的学员信息统计:将每位学员的信息收集完整,再将这些信息一次粘贴到一个excel表格,并在此过程中进行两步核验:

完成数据录入后,秋叶团队使用的是很朴素的传输方法——用QQ传递文件

有人一定会提出疑问:

真是笨!为什么不用第三方问卷网来收集信息呢?

 

理论上,用第三方问卷网收集信息的确能降低工作量。

但问题是:

❶ 并不是每个课程学员都放心将自己的隐私信息(姓名、地址、电话)输入到第三方的问卷表单中,事实上,也有第三方问卷公司,会将录入的通讯信息卖给广告公司,给学员发送各种骚扰信息,这真的有可能不安全;

❷ 并不是每个学员都能按规则成功填写问卷,一旦不合格的问卷过多,会加大团队成员的工作量,还不如用最熟悉的Excel来统计,而且办公用惯了Office。

在遇到坚果云之前,我们一直相信这样的笨办法是最管用且成本最低的好办法。

然而这样做遇到的问题却不少,比如:

  • 必须电脑在线才能接收文件;
  • 而且为了避免文件名冲突,需要不断重命名建立副本;
  • 又或者刚发送一个版本,Excel数据又有更新,文件传来传去,相当麻烦

使用了坚果云之后,只要建一个文件夹统一放置需要协同的文件,每个人更新完后直接保存,其他成员桌面右下角就会弹出提示「XXX更新了XX文件」。

更贴心的是,如果有人在编辑文档,文件上就会出现一把锁进行提示避免产生编辑冲突。

对于内部运营团队来说,日常工作中的好多素材、Logo、促销海报和各种版本的课程讲义、模板、介绍文案的频繁分享,着实令人头疼。

在使用坚果云之前,这些资料单独保存在成员自己的电脑上。最经常见到的就是「阿机,公司LOGO发我一下~」、「佳少,最新版课程文案发我一下~」。

而更麻烦的是,有些资料经常更新,即使更新后在内部公告,使用时也可能会错用本地保存的旧版本。如何共享资源并保持更新,实在是一个大问题。

而使用坚果云共享文件夹后,一经修改所有人都能获得同步。而且有查看历史版本的功能,即使要恢复上一版也很方便。

作为一个吃够了「没保存的亏」的人,已经被迫养成了左手习惯性Ctrl+S。然而这一个步骤隐含的风险是,直接保存会覆盖掉前面的版本,万一我们进行了误删或者文件发生故障无法打开,那就要命了。

比如一个周年大促海报吧,历经多次大改小改,版本已经达到了40+。前几天修改完关闭后,重新打开时居然提示文件损坏,完全没有其他备份,难道要重新做?

幸好,文件是通过坚果云同步的,并且早早地知道坚果云有【查看文件历史】这个功能。

尝试着下载前一天的文件,理所当然地成功打开,避免了要命的重头再做!

对于类似秋叶PPT这样一些内容创业团队来说,信息的及时流通是非常重要的。2016年内容创业在爆发,也对整个内容产业团队的响应效率提出了极高的要求。

秋叶PPT团队使用坚果云后,除了满足了日常课程资料的分发需要,更在无形中帮助提高了团队的整体效率,相信能在激烈的行业竞争中走得更快更远。


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