为什么要通过重命名来管理文件历史版本?

创业以来,每天要接触的文件资料不少:设计方案,市场策划,产品报价和财务报表等等。从中观察到一个有趣的现象,几乎所有的人都会将收到的文件重命名,一般是加上日期或者版本号,然后将其保存到本地。打个比方,一个文件如果初稿叫”文案_2012_10_15.doc”, 即使我费尽心思将其改为“文案.doc”, 下个修改版还是会叫“文案_2012_10_16.doc”。

这不由得让我们思考,为什么大家都用这种办法来管理文件历史版本?坚果云附带的历史版本功能是否能超越这个办法,让使用更简单?

于是,我们推出了在右键菜单里可以轻松访问文件历史版本的功能。虽然它只是个小功能,却暗藏杀器。

您只需右键菜单即可看到文件历史。

单击文件历史,弹出如下对话框。在这个对话框里你可以看到该文件有几个版本,修改的类型,修改人,修改的时间以及文件的大小。

选择修改类型为“创建”的版本,利用office自带的文件比较功能,你可以快速的利用坚果云比较不同历史版本之间的异同,其便利远超本地重命名。

经过公司内部成员和家人的试用后,我们发现这个小功能完全替代本地重命名的方式,让文件管理更加便捷。因为:

1)每次文件同步到坚果云后都会自动生成历史版本;

2)文件历史版本可在菜单里面查看时间信息和修改者,保存的信息比更名的方法更详尽;

3)右键点击文件,即可轻松下载任意版本,甚至调用office来可视化的比较版本之间的历史差异;

我们感觉在使用坚果云后,再也不用重命名文件来管理历史版本了,你认为呢?

 

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为什么要通过重命名来管理文件历史版本?》有 5 条评论

  1. 匿名 说:

    最多可以保存多少个历史版本呢?

  2. Pingback 引用通告: 用户心得:用坚果云组织活动 | 坚果云博客

  3. 匿名 说:

    可以参考一下perforce,不过不需要perforce那么复杂的功能,就加上每个版本的描述或注释就可以了。

  4. 匿名 说:

    如果能在每一个版本上面直接加上注释信息,岂不是更方便,这样就不用office来比较了,比较不是所有文件都适合用office的,同时office也不是所有平台都有的,且为收费软件。这个建议不错吧,考虑一下?

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