为什么要通过重命名来管理文件历史版本?

创业以来,每天要接触的文件资料不少:设计方案,市场策划,产品报价和财务报表等等。从中观察到一个有趣的现象,几乎所有的人都会将收到的文件重命名,一般是加上日期或者版本号,然后将其保存到本地。打个比方,一个文件如果初稿叫”文案_2012_10_15.doc”, 即使我费尽心思将其改为“文案.doc”, 下个修改版还是会叫“文案_2012_10_16.doc”。

这不由得让我们思考,为什么大家都用这种办法来管理文件历史版本?坚果云附带的历史版本功能是否能超越这个办法,让使用更简单?

于是,我们推出了在右键菜单里可以轻松访问文件历史版本的功能。虽然它只是个小功能,却暗藏杀器。

您只需右键菜单即可看到文件历史。

单击文件历史,弹出如下对话框。在这个对话框里你可以看到该文件有几个版本,修改的类型,修改人,修改的时间以及文件的大小。

选择修改类型为“创建”的版本,利用office自带的文件比较功能,你可以快速的利用坚果云比较不同历史版本之间的异同,其便利远超本地重命名。

经过公司内部成员和家人的试用后,我们发现这个小功能完全替代本地重命名的方式,让文件管理更加便捷。因为:

1)每次文件同步到坚果云后都会自动生成历史版本;

2)文件历史版本可在菜单里面查看时间信息和修改者,保存的信息比更名的方法更详尽;

3)右键点击文件,即可轻松下载任意版本,甚至调用office来可视化的比较版本之间的历史差异;

我们感觉在使用坚果云后,再也不用重命名文件来管理历史版本了,你认为呢?

 

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为什么要通过重命名来管理文件历史版本?》有 5 条评论

  1. 匿名 说:

    最多可以保存多少个历史版本呢?

  2. [...] 易仁,个人成长推动者,幸福进化俱乐部的创始人。幸福进化俱乐部是一群关注个人成长,追求幸福的人,他们热爱生活,坚持成长,追求幸福。坚果云是幸福进化俱乐部每次策划组织活动必不可少的协作平台,多文件夹同步、查看文件历史版本和群成员共享功能是这群人协同办公的基础。在这里,易仁将从策划组织活动上为大家一一分享他们是如何来使用坚果云的。 [...]

  3. 匿名 说:

    可以参考一下perforce,不过不需要perforce那么复杂的功能,就加上每个版本的描述或注释就可以了。

  4. 匿名 说:

    如果能在每一个版本上面直接加上注释信息,岂不是更方便,这样就不用office来比较了,比较不是所有文件都适合用office的,同时office也不是所有平台都有的,且为收费软件。这个建议不错吧,考虑一下?