数字化办公,企业网盘不可或缺

6月5日,由企业网盘坚果云主办,微软中国、法大大、Teambition、WE+创业空间协办的《环保与效率的革新法 企业内部的数字化办公实施》主题沙龙在沪成功举办。无纸化办公、数字化办公是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是电脑、平板设备、手机等现代化办公工具,可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。

无纸化办公,数字化办公是为社会减少纸张的浪费,提倡环保办公的理念,也是预示现代科技时代的来临,有助于提高企业办公和协同效率。但是在现实中,数字化办公的效果并不好,数字化办公对于数据的存储、安全、共享等环节都提出了严格的要求,很多时候对于普通企业或个人来说很难做到,对大型企业或政府机构来说更是如此。

就以全国每年数百万大学毕业生来说,不少毕业生不仅头疼论文修改,还吐槽论文打印既浪费纸又“烧钱”。大四毕业生在论文未定稿前,一人至少要打5-7份论文,稍微修改一下格式,整个论文都要重新打印,让不少人觉得“太浪费”纸张。

个人已是如此,对于企业或团体组织,无纸化办公、数字化办公的实施推进更是难上加难,而企业网盘成为其中不可或缺的工具之一

兴业银行成立于1988年8月,是经国务院、中国人民银行批准成立的首批股份制商业银行之一。在兴业银行的营业厅中,每名业务员每天都会创建很多不同的客户数据文件,包括客户信息表格、公司文档、礼品信息等。“每天下班前,所有员工都需要将这些收集到的文档打印汇总到营业厅主管,再由主管最终汇总到行里”兴业银行晋城支行某营业厅主管向我们介绍。这种方式不仅造成大量的纸张浪费,更占用了业务员和营业厅主管大量时间,而且手动拷贝的工作经常导致文件版本错乱,有时也会由于人为疏忽丢失重要的表格信息。

银行管理层也意识到了这一问题,希望尽快在内部推进实施文档电子化、数字化办公的方案,也曾经试用过FTP等解决方案,让员工将所有文档汇总到服务器。但最终由于业务员对FTP接受程度低,该方案一直无法推行下去。最后兴业银行经过多方调研,找到了企业网盘坚果云,并成功解决营业厅的文件传输流转以及各部门文件安全备份问题。

日常工作中,员工将电脑中的工作文档存放到坚果云后,这些文件会第一时间自动同步到营业厅主管的电脑中,同时坚果云桌面客户端会有通知,能够第一时间提醒员工文件被更新,无需手动传输,大大节约了业务员和主管的文档整理时间。部门主管可以对共享文件夹设置权限,指定部门、群组人员可查看文件。也可随时查看员工们同步的文件夹操作历史,了解员工们的工作状况和工作成果。这有助于管理者们及时发现项目过程中的问题,便在会议中通知员工及时修正,提高部门和企业内部协同办公的效率。

员工还可以通过邮件或URL链接及时将工作文档分享出去,其他员工通过任何设备随时随地都可以查看最新版本的文件。

通过坚果云的文件自动收集和共享功能,其他支行的业务部门也可以随时看到各个营业厅的运作情况。可以及时了解礼品的发放情况、客户数据等信息,简化纸质文档在部门内的流转流程,大大提高银行内部的业务运作效率。

移动设备的普及让过去以理念为主的无纸化办公、数字化办公变得更加现实。例如会议纪要、PPT、邮件、通知这些轻量化的办公内容,并不一定需要纸张来呈现。在大型企业内部已经有成熟的无纸化办公解决方案,例如Lotus中以数据库、邮件、即时通信和页面为主要信息呈现、沟通方式,效率甚至比使用纸张办公更高,不过这种解决方案的部署成本是很高的。所以对于中小企业而言,类似坚果云、微软Office 365、法大大、Teambition这类企业级Saas协同软件的使用,减少打印纸张使用频率的同时,也帮助提高了企业内部的办公效率。

在移动设备越来越普遍的今天,无纸化办公、数字化办公也正在成为一种趋势,而站在时代浪潮尖上的企业们,也时刻紧跟着变革的步伐。

 

 

此条目发表在 未分类 分类目录。将固定链接加入收藏夹。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。

您可以使用这些 HTML 标签和属性: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>