如何建立合理的坚果云文件夹结构?

文件夹结构管理不当,可能给坚果云用户带来哪些麻烦问题?

1)同步文件夹杂乱,东一个西一个,遍布电脑各个角落

2)文件夹命名不规范,想要找时找不到。

如何避免这些问题,建立合理的文件夹结构呢?

 

坚果云经常在后台收到类似这样的用户咨询:

很多建议对坚果云的产品迭代都非常有参考意义,但更多诸如此类的问题可能都是由于没有建立一个合理的同步文件夹结构造成的。

文件夹结构不合理可能导致的问题:

  • 所有文件拖动到“我的坚果云”一个文件夹下

“我的坚果云”是私人文件夹,其下的子文件夹无法与他人共享、编辑。

  • 子母文件夹结构混乱,搜索困难

未建立有序的母文件夹结构,过于随意地同步了分布在不同路径下的本地文件夹,导致统一管理困难。

  • 文件夹命名不规范,忘记文件夹名称时,在本地很难找到同步文件夹

解决这些问题带来的好处

  • 更合理地使用坚果云已有功能
  • 节约文件归档和查找时间
  • 避免二次移动文件可能带来的时间和流量损耗
  • 更高效地与他人共享同步文件夹,协作办公

如何建立科学的同步文件夹结构?

  • 明确需求
  • 合理规划
  • 科学上传下载
  • 高效搜索

明确需求

明确自己的使用需求:

  • 使用坚果云主要用于存放私人文件还是工作文件?
  • 是否有频繁与他人交换文件的需求?
  • 或是需要他人同时对文件进行编辑修改的需求?

私人文件

“我的坚果云”是注册坚果云后默认生成的同步文件夹,在此母目录下的子文件夹无法邀请他人同时编辑,所以“我的坚果云”内更适合存放私人文件;

工作文件

坚果云支持本地任意文件夹的同步,所以建立好本地文件夹目录后再同步到云端就可以。

合理规划

当需要同步的文件夹数量较多时,可以根据工作部门、科目/项目或相关负责人来命名母文件夹,之后在母文件夹下建立子文件夹。

  • 以销售部门主管A的文件夹结构为例:


  • 以普通大学生B的文件夹结构为例:


  • 以互联网运营岗位C的文件夹结构为例:


建立好树状文件夹结构后,可以把隶属各个文件夹的文件分类整理到其中,文件的命名也尽量做到规范,方便以后搜索。

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科学上传下载

不科学的文件上传下载,不仅耽误用户的同步时间,更占用网速带宽,对于免费版用户来说,还会有不必要的流量浪费。

几个要点:

  • 不随意修改母文件夹名称

同步文件夹前,母文件夹的命名一定要一次考虑好,同步成功后如果修改母文件夹的名称,坚果云会默认文件夹被人为删除,之后会全部重新上传,对于免费账户来说,可能造成不必要的流量浪费。

  • 下载到本地时,选择性同步

在新的电脑设备上登录坚果云客户端后,可以先暂停客户端同步,选中文件夹进行选择性同步设置后再开始同步,这样就可以只把需要的文件夹同步到本地;

  • 先“复制”再“下载”,省时间省流量

在新的电脑设备上登录坚果云客户端时,如果在U盘或者硬盘中有需要同步到新设备上的文件夹,可以先复制一份到本地,之后再同步时选择“合并同步”,坚果云会自动分析云端文件夹和本地文件夹的差异,只同步差异部分,节省下载流量和时间。

高效搜索

对文件夹/文件进行合理的命名后,利用坚果云的全文搜索功能和检索技巧,快速找到文件:

  • 精确匹配搜索

输入文件标题中所含关键字,快速找到相关文件/文件夹:

  • 模糊匹配搜索

例如我想搜索一个名为“番茄工作法电子书中文版”的PDF文件,但不记得此文件的全称,只记得名称中含有“番茄”和“电子书”2个要素。

则可以在搜索框中输入「番茄+空格+电子书」来获得结果:

  • 查看文件更新

macOS系统下【最近更新】目录中可选择指定文件夹查看文件夹内的文件更新情况

团队内部如何实施此规范?

如果团队使用的是坚果云团队版,当有新员工入职时,很可能因为不熟悉坚果云操作,导致误删文件、误移动文件的情况发生,如何避免此类情况发生?

  • 新人的使用培训

新员工入职时,在新人培训环节加入坚果云的使用培训:

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如何使用坚果云提高效率?

坚果云同步盘和普通网盘有什么区别?

  • 限制文件夹权限

团队管理员可以设置一个【新员工】群组,只配置必须的文件夹权限(如行政部门和人事部门的新人规章制度),其他重要文件夹仅开放预览权限,等通过新员工培训后再开放其他文件夹权限。


 

 


 

 



 

 

 

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